직장생활 동안 작게는 1억 미만에서 크게는 몇 십억을 넘어가는 프로젝트들을 관리했습니다.
역시나 가장 중요한 것은 일정관리입니다.
이 일정이 원래 계획한대로 제대로 수행되기 위해서는 효율적인 의사소통이 필수가 됩니다.
제대로 된 의사소통이 없고 그 진척을 제대로 점검하지 않으면 지속적으로 프로젝트는 지연됩니다.
물론 모든 내역을 다 보고 관리한다면 좋겠지만 그렇게 하기에는 많은 한계가 있습니다.
농담으로 PM 밑에 제대로 된 PL만 있어도 프로젝트는 성공한다고 합니다.
하지만 제대로 하는 PL이란 것은 어떻게 점검을 하는지도 생각을 해봐야 합니다.
그래서 내가 모든 내역을 다 보고 컨트롤하겠다는 생각보다는 체계를 잡아서 적용하고 이를 자발적으로 잘 관리하게 만들어 주는 것이 더 중요합니다. (난 전지전능한 신이 아니다..)
레드마인을 그래도 오랫동안 써왔고, 모든면에서 장점이 뛰어난 것은 아니지만 기존에 엑셀파일이나 경험에 기반으로 프로젝트를 관리했다고 하면 한번 쯤 레드마인이나 비슷한 Issue Tracking System(ITS)를 통해 관리해 보는 것도 좋은 경험이 될것입니다.
레드마인의 검색양식을 통해 프로젝트를 쉽게 관리하는 방법에 대해 간단하게 설명해 보겠습니다.
1. 일감 아래 쪽에 보면 디스켓모양의 "저장" 버튼이 있습니다. 이를 클릭해 검색양식을 편집해 줍니다.
2. "새 검색양식" 창이 뜹니다. 검색양식에 사용할 이름을 지정합니다.
- "이름"에는 검색 타이틀을 작성합니다. 이는 나중 프로젝트화면의 우측에 표시되어 쉽게 접근 가능합니다.
- 프로젝트를 효율적으로 관리하기 위해서는 "일감유형"을 프로젝트 관리 단계로 두고,
이를 검색할 수 있게 하는 것이 효율적입니다.
- 따라서 "#1. OOO프로젝트 - 분석단계" 이런식으로 세팅하고 활용하면 좋습니다.
3. 검색양식을 활용할 "역할"이나 "사용자"를 지정합니다.
- 저는 "모든 사용자"를 선택해서 사용합니다.
- 프로젝트 진행단계를 관리 및 활용하는 것은,
특정역할에 귀속되는 것이 아니라 개발자들도 이를 조회하고 활용해야하기 때문입니다.
- 여기서 "모든 프로젝트"를 설정하게 되면 해당 검색양식이 모든 프로젝트에 노출되어 불편을 초래할 수 있습니다.
만약 해당 검색양식이 모든 프로젝트에서 공통적으로 사용하는 양식이라면 그렇게 해도 좋습니다.
4. 검색양식에서 보여 줄 "컬럼"과 "묶어서 표현할 기준"을 지정해 줍니다.
- 기본적인 컬럼들이 많은데, 프로젝트 관리 측면에서 모든 내용을 보여주게 되면 눈에 안들어오게 됩니다.
기본 컬럼 부분을 해제해 줍니다.
- "결과를 묶어 보여줄 기준"은 "유형"으로 설정해 줍니다.
유형이 흐름을 정의하는 기준이 되기 때문에, "프로젝트 단계"를 "유형"으로 설정해 주고,
그 "유형"으로 묶어서 보여지게 하면 전체를 검색했을 때 "유형"="프로젝트단계" 별로 구분되어 보여집니다.
- 기본컬럼으로 조회하지 않을 경우, 디스플레이할 항목을 정의합니다.
저 같은 경우는 일정관리가 가장 중요하기 때문에 "제목/담당자/시작시간/완료기한/진척도"만 선택해서
표시되도록 합니다. (실제 조회되는 부분은 맨 하단에 설명하도록 할게요)
5. 정렬할 기준을 정합니다.
- 검색한 일감들에 대해서 정렬할 기준을 정합니다.
- 기본적으로 레드마인은 상/하위 일감의 개념을 가지고 있으므로, "상위 일감"을 "오름차순"으로 세팅합니다.
아니면 상/하 상관없이 기준으로 정렬되기 때문에 의도하지 않게 조회됩니다.
- 만약 일감의 유형이 뒤죽박죽으로 되어있을 경우 "유형"도 추가합니다.
6. 이제 검색양식의 결과물을 보겠습니다. (구현 단계)
- 일감의 유형에 "구현"을 관리하고, 위 검색양식을 활용해서 "구현" 일감 유형만 조회하게 한 케이스입니다.
- 우측에는 "전체", "분석/설계", "구현/단위테스트", "통합테스트", "오픈", "회의록" 등 검색양식을 설정했습니다.
- 동일한 항목을 조회하여 프로젝트 각 단계별로 일감을 조회할 수 있습니다.
- 해당 프로젝트 단계 검색양식을 선택하면 손쉽게 제목/일정/담당자 등을 확인할 수 있습니다.
7. 위 해당하는 검색양식의 "Gantt 차트"를 조회해 봅니다.
- 위에서 설정한 검색양식을 선택하고, 상단에 있는 Gantt 차트 탭을 선택합니다.
- 그렇게 하면 해당 검색양식 결과를 Gantt 차트로 보여줍니다.
- 상위일감은 하위일감의 시작/종료일을 기준으로 자동 세팅됩니다.
- 진척율은 각 일감에 해당하는 시작/종료일을 기준으로 할계산 되어 적용합니다.
- Gantt 차트를 활용하면 전체적인 스케줄의 확인과 진도율 완성율을 쉽게 확인 할 수 있습니다.
간트 차트(Gantt chart)란?
프로젝트 일정관리를 위한 바(bar)형태의 도구로서, 각 업무별로 일정의 시작과 끝을 그래픽으로 표시하여 전체 일정을 한눈에 볼 수 있다. 또한 각 업무(activities) 사이의 관계를 보여줄 수도 있다.
프로젝트를 관리함에 있어서 엑셀도 훌륭한 도구이긴 하지만,
파일로 관리되다보니 복제되어 여러 파일이 존재하기도하며 어느 것이 정말 최종작업한 파일인지 이력을 관리하기 힘들어 부가적인 소요가 계속발생하게 되고, 구현 단계로 들어가게 되면 각 프로그램별로 개발자들이 본인의 진척율을 넣고 이를 실시간으로 작성하고 공유 및 관리하는데 있어서는 레드마인 같은 ITS 툴이 좋습니다.
물론 웹화면에 내역을 등록하고 관리하는 것이 익숙하지 않고 엑셀보다 편의성 및 기능이 많이 부족하다고 생각되기도 하지만, 프로젝트 성공의 가장 큰 요소는 커뮤니케이션이니 이를 자발적으로 관리하고 실시간으로 조회하여 서로 의견을 공유하여 불필요한 소요시간을 줄인다고 하면 프로젝트를 성공하는데 있어서 가장 중요한 요소가 될 것 입니다.
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